就業規則を作成した後に対応すべきこと

１. ルールによる運用をする

就業規則に基づいた労務管理を行いましょう。

就業規則を作成したからには、運用が大切です。就業規則の内容に沿って労務管理を行うことが基本となります。基本的なルールは就業規則に書いてあるはずですので、迷ったらまず就業規則を確認しましょう。
たとえば、
・職場の勤務時間の管理が、就業規則と異なる
・実際の休日や休暇の取り扱いが、就業規則と異なる
・各種手当の種類が、就業規則・賃金規程と異なる
など、就業規則に無い取り扱いや例外を作るのは好ましくないといえます。なぜなら、こういった例外を作ってしまうと、近い将来に労務トラブルにつながる可能性があるからです。

トラブルを避けるためにも、何かが起きたらまずは就業規則を確認し、それに従うという体制を作っていくことが重要です。

2.説明会を実施する

就業規則を理解してもらうために、説明会を実施しましょう。

就業規則を作成する場合、会社の風土も含めて、まるでオーダーメイドのスーツのようにご本人のからだにフィットする、その会社に合う内容に作成します。それならば、そのオーダーメイドスーツを、社内の皆さんにしっかり着こなしてもらいましょう。

就業規則の内容を社員と役職者へ浸透させるためには、まずは説明会を行うことが大切です。

経営者自身が就業規則の内容を説明して、社員や役職者からの質問にも的確にお答えし、理解してもらうことが望ましいといえます。ただし、専門的な内容や事例も含めて理解をさらに深めてもらいたい場合は、経営者の代わりに説明会を行ってくれる社会保険労務士等に依頼することもできます。弊所では説明会の実施を承っておりますので、ぜひご相談ください。初回相談料無料です。

3.社内届出書を活用する

就業規則作成と同時に社内届出書も作成し、円滑に就業規則が活用できるようにしましょう。

実務上、社内届出書も必要になります。社内で就業規則の作成ができても、その社内届出書の準備がともなわないと社内手続きが滞ってしまい、せっかくの社内ルールが活用されなくなってしまうおそれがあるからです。やはり、就業規則の整備と同時に社内届出書関係の準備もしておくことが大切といえます。

もちろん、弊所では就業規則の完成と同時にご提供させて頂きますので、就業規則作成のことならばお気軽にご相談ください。初回相談料無料です。

4.周知を徹底する

社員のためにも会社のためにも、就業規則の周知は徹底しましょう。

就業規則は、全社員への周知を徹底することが求められます。（労働基準法106条）

社内や各作業場の見やすい場所に常時備え付けたり、書面で社員に交付したり、社内LANにて公開したりなどの工夫を行い、職場に十分に周知することが必要です。この周知を徹底することで、就業規則の効力が認められるようになります。これは逆を言えば、周知を徹底しないと、就業規則の効力が認められないことを意味します。たとえば、社員を懲戒処分にするようなトラブルが発生した場合、もし社員から「就業規則など見たことがないです」と言われると、裁判になった際に懲戒処分が認められないケースもあります。これは、就業規則をしっかりと周知しておけば防げたことでしょう。就業規則を知らなかったためにルールが分からず間違った行動をとってしまった社員もかわいそうですが、そのために不利益を被ってしまった会社にとって、損害内容によっては知らなかったからしょうがないの一言では済まないかもしれません。

社員にルールを守らせることで、結果的に社員も会社も守ることができますので、就業規則の周知は徹底しましょう。

5.就業規則の見直しをする

法改正や会社の状況により就業規則を見直し、時代に合った効力のある就業規則を保ちましょう。

就業規則は、一回作成すればそれで終わりというわけではありません。労務に関係する法律は、毎年のように改正が行われているため、就業規則のなかで法令に満たない内容は、無効・違反となってしまうおそれがあります。

就業規則を無意味なものにしないためにも、法改正、裁判例、社会動向、また、会社の状況などをみて、年に一度は見直すことが必要といえます。

6.質問等は書面で行わせる

就業規則に関する質問等は書面にて行ってもらいましょう。

社員からの就業規則の内容に関しての質問等は、書面に書いてもらうことをおすすめします。
誤解や行き違いの発生から、のちにトラブルに発展することも考えられるからです。

これもまた、社員と会社を守ることに繋がりますので、ぜひ実行してみてください。